Viele Unternehmer fragen: Soll ich für das Geschäft den Privatwagen oder ein Geschäftsauto in Firmenbesitz einsetzen? Was ist steuerlich optimal?
Vorab: Grundsätzlich muss der Einsatz eines Fahrzeugs Sinn machen. Ein Kioskbetreiber mit nur einer Verkaufsstelle wird Mühe haben, ein Geschäftsauto oder den (übermässigen) Einsatz des Privatwagens für Geschäftszwecke sinnvoll begründen zu können.
Privatauto
Mit dem Einsatz eines Privatautos für Geschäftszwecke geben sich interessante Potentiale zur Optimierung von Bezügen, auf denen keine Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden müssen. Dies gilt aber (leider) nur in der Minderheit der Fälle. Folgende Faktoren bestimmen, ob der Einsatz des Privatautos steuerlich vorteilhaft ist:
- Art des Fahrzeugs:
Der Einsatz von günstigeren und verbrauchsarmen Fahrzeugen bis maximal zur Mittelklasse ist zentral. Die Kilometerpauschale – selbst wenn die Steuerverwaltung eine höhere Kilometerpauschale als 70 Rappen bewilligt hat – reicht in der Realität nie aus, um die hohen Unterhaltskosten eines Fahrzeugs der Ober- oder gar Luxusklasse zu decken. - Kilometerleistung:
Um hohe, steuerfreie Entgelte zu generieren, muss die Kilometerleistung entsprechend hoch sein. Mit geringer Kilometerleistung können die sporadisch anfallenden Kosten wie Service und Reparaturen nicht aufgefangen werden. - Einsatzgebiet:
In Stadtgebieten mit relativ hohen Parkgebühren und nur wenig gefahrenen Kilometern lohnt sich der Einsatz des Privatwagens nicht. Die mit der Kilometerpauschale von CHF 0.70 bereits pauschal abgegoltenen Parkgebühren sind dafür deutlich zu hoch. Ein grossmehrheitlicher Fahrzeugeinsatz auf der Autobahn ist ausschlaggebend, die Kosten tief und die Erträge hoch zu halten.
Beispielrechnung (hier anklicken)
Ein Mitarbeiter legt pro Jahr 15’000 Kilometer geschäftlich zurück und setzt dafür seinen privaten VW Golf mit Kaufpreis von CHF 35’000 (exkl. MWST) ein. Von der Firma erhält er pro Kilometer 70 Rappen vergütet. Damit sind alle Kosten und Unfallrisiken abgegolten.
Für unsere Betrachtung sind nur die variablen Kosten relevant – der Mitarbeiter besitzt den Wagen unabhängig von seiner beruflichen Tätigkeit. Er bezahlt sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Auto sowie den Standplatz selbst, als Geschäftsaufwand darf nichts verbucht werden.
Gemäss TCS kumulieren sich die gesamten variablen Kosten innert einem Jahr auf CHF 3’957 (Benzin, Reifen, Service, Reparaturen, Wertminderung durch gefahrene Kilometer). Bei 15’000 Kilometern entfallen so auf jeden Kilometer 26.4 Rappen an variablen Kosten. Der Mitarbeiter erhält vom Arbeitgeber jährlich CHF 10’500, nach Abzug der variablen Kosten verbleiben davon immerhin CHF 6’543 komplett steuerfrei.
Dieser Betrag kann dann gegen die erheblichen Fixkosten aufgerechnet werden (v.a. Wertminderung durch Alterung). In unserem Musterbeispiel entsprechen die rund CHF 6’543 genau den Fixkosten für ein Jahr. Mit anderen Worten kann der Mitarbeiter mit den erhaltenen Kilometer sämtliche Fixkosten und variablen Kosten der Geschäftsnutzung decken. Einzig die variablen Kosten der Privatnutzung muss er noch selbst tragen, diese sind aber mit 26.4 Rappen pro Kilometer relativ gering.
Falls der Privatwagen für den täglichen Arbeitsweg unentbehrlich ist, können in der privaten Steuererklärung entsprechende Berufsauslagen geltend gemacht werden (kantonale Höchstgrenzen sind zu beachten).
Gelegentlich werden anstatt einer Entschädigung für die effektiv gefahrenen Kilometer auch Spesenpauschalen an Mitarbeiter ausgerichtet, die die geschäftliche Nutzung des Privatwagens entschädigen. Damit kann auf den hohen Aufwand verzichtet werden, der mit der Führung eines Bordbuchs anfällt. Diese Pauschalen sollten ungefähr den Kosten entsprechen, die bei einer effektiven Kostenermittlung nach Kilometerleistung ermittelt werden, sprich, mit einer Spesenpauschale darf keine verdeckte Lohnauszahlung erfolgen. Die Steuerpraxis zeigt, dass diese Pauschalen, sofern sie nicht überhöht angesetzt sind und das Geschäftsmodell die Autonutzung voraussetzt, von den Steuerverwaltungen meist nicht hinterfragt werden. Überhöhte und daher unrechtmässig erfolgte Spesenvergütungen lösen Nachforderungen der Sozialversicherungen und des Steueramtes aus. In gravierenden Fällen ist mit einem Steuerstrafverfahren zu rechnen.
Um das Risiko einer Auseinandersetzung mit dem Steueramt zu minimieren, ist es ratsam, pauschale Autospesen im Rahmen eines Zusatzreglements (bekannter als «Pauschalspesenreglement») vorgängig durch das Steueramt bewilligen zu lassen. Damit bleiben einem böse Überraschungen erspart.
Beurteilung eines Privatautos aus Unternehmenssicht
Vorteile
- Komplexität in der Firmenbuchhaltung wird bedeutend reduziert.
- Keine Bindung von Liquidität der Firma in Fahrzeugen bzw. keine teuren und langfristigen Leasingverträge ohne Handlungsspielraum.
Nachteile
- Mögliche Konflikte bei Schäden/Unfällen zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen.
- Unternehmung kann nur begrenzt Einfluss auf die Fahrzeugwahl nehmen.
- Unternehmung kennt die effektiven variablen Kosten der Privatwagen nicht und zahlt u.U. zu hohe oder zu niedrige Entgelte.
- Keine ganzheitliche Optimierung möglich wie bei einheitlicher Fahrzeugflotte.
- Pauschale Autospesen müssen mit Betrag auf dem Lohnausweis deklariert werden (gilt nicht für effektive Autospesen auf Basis der Kilometerleistung, ein Kreuz bei effektiver Abgeltung genügt).
Beurteilung eines Privatautos aus Arbeitnehmersicht
Vorteile
- Steuer- und sozialabgabenfreie Bezüge bei entsprechender Fahrzeugwahl und Einsatzgebiet.
- Fahrzeugwahl verbleibt beim Arbeitnehmer.
Nachteile
- Mögliche Konflikte bei Schäden/Unfällen zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen.
- Aufwand für die lückenlose Führung des Bordbuches.
- Unternehmung kennt die effektiven variablen Kosten der Privatwagen nicht und zahlt u.U. zu geringe Entgelte.
Falls der Wagen nicht privat gehalten wird, sondern Eigentum der Firma ist, wird die Betrachtung etwas komplizierter. Der Wagen wird vom Arbeitnehmer auch privat verwendet (im Beispiel jährlich 5’000 km) und nimmt dafür eine Lohnaufrechnung des Privatanteils in Kauf, entweder durch eine pauschale oder effektive Ermittlung des Privatanteils (jährlich pauschal 9.6% des Kaufpreises ohne MWST bzw. 70 Rappen pro effektiv privat gefahrenen Kilometer). Die Bruttolohnaufrechnung, welche der privaten Nutzung Rechnung trägt, führt selbstverständlich zu einer höheren privaten Steuerbelastung und zusätzlich sind auf dem Privatanteil sämtliche Sozialabgaben zu entrichten.
Pauschale Ermittlung der Lohnaufrechnung: 9.6% * 35’000 = CHF 3’360
Effektive Ermittlung der Lohnaufrechnung: 5’000 * 0.70 = CHF 3’500
Die private Nutzung von Geschäftseigentum löst eine Korrektur des Vorsteuerabzugs aus. Auf dem Privatanteil schuldet die Unternehmung der Eidgenössischen Steuerverwaltung also die Mehrwertsteuer.
Geschuldete MWST bei der pauschalen Methode: 0.077 * 3’360 / 1.077 = CHF 240.20
Geschuldete MWST bei der effektiven Methode: 0.077 * 3’500 / 1.077 = CHF 250.25
Als logische Konsequenz darf der Firmenwagenfahrer in der privaten Steuererklärung keine Berufsauslagen für den Arbeitsweg geltend machen werden, die Firma bezahlt sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug, also bspw. auch den Treibstoff für private Fahrten (ausgenommen Ferienfahrten). Im Lohnausweis muss folglich das Feld F angekreuzt werden.
Da infolge der Annahme der FABI-Vorlage eine Maximalgrenze für Berufsauslagen eingeführt wurde, droht dem Arbeitnehmer bei langem Arbeitsweg eine weitere Lohnaufrechnung in der privaten Steuererklärung. Die unentgeltliche Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs für einen überlangen Arbeitsweg wird als geldwerter Vorteil betrachtet. Der Arbeitnehmer hat dies in seiner Steuererklärung als «weitere Einkünfte» bzw. «übriges Einkommen» zu deklarieren.
Auf Ebene der Bundessteuern beträgt der Abzug ab 1.1.2016 maximal CHF 3’000 pro Jahr. Im Kanton Zürich ist der Abzug seit 1.1.2018 auf CHF 5’000 pro Jahr begrenzt. Insbesondere für Autopendler mit längerem Arbeitsweg sind dies schlechte Nachrichten.
Beispiel Lohnaufrechnung infolge Begrenzung Pendlerabzug (FABI) (hier anklicken)
Ein Pendler mit Wohnsitz im Kanton Zürich legt mit seinem Geschäftsauto täglich 120 Kilometer von seinem Wohn- zum Arbeitsort und retour zurück. Dabei entstehen bei jährlich 220 Arbeitstagen folgende Kosten, die von der Firma getragen werden:
220 x 120 x 0.70 = CHF 18’840
Dem Pendler muss folglich in (Pendlerkosten abzüglich Freigrenze von CHF 5’000) ein seiner Steuererklärung CHF 13’840 als «weitere Einkünfte» deklarieren. Im Kanton Zürich betrifft dies die Ziffer 5.4 bei den Einkünften und Ziffer 8 bei den Berufsauslagen. Auf Bundesebene sind gar CHF 15’840 zusätzlich zu deklarieren (Pendlerabzug von max. CHF 3’000 pro Jahr). Selbstverständlich erfolgt zusätzlich die Aufrechnung des «normalen» Privatanteils für die private Fahrzeugnutzung.
Beurteilung eines Geschäftsautos aus Unternehmenssicht
Vorteile
- Ganzheitliche Flottenoptimierung möglich.
- Fahrzeugwahl liegt beim Unternehmen.
Nachteile
- Hohe Kosten: Gebundenes Kapital oder langfristige Leasingverträge.
- Administrativer Aufwand: Vorsteuerkorrektur und Aufwand in der Buchhaltung.
Beurteilung eines Geschäftsautos aus Arbeitnehmersicht
Vorteile
- Motivation und Entlohnungsfaktor für den Mitarbeiter.
- Kein Bordbuch notwendig.
Nachteile
- Bruttolohnaufrechnung bei privater Nutzung (Privatanteil).
- Deklaration von weiteren Einkünften bei langen Arbeitswegen (Begrenzung Pendlerabzug/FABI).
- Begrenzter Einfluss auf die Fahrzeugwahl.
Eine Entscheidung für oder gegen einen Geschäfts- bzw. Privatwagen ist von vielen Faktoren abhängig und nicht einfach zu treffen. Tendenziell sollten die hohen Kosten von teuren Fahrzeugen vom Unternehmen getragen werden (Reduzierung Vorsteuergewinn), kostengünstige Privatfahrzeuge hingegen, die sowieso bereits angeschafft wurden, bieten ein Potential für optimierte private Bezüge oder garantieren zumindest einen kostendeckenden Betrieb.
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