Dem Kunden Spesen verrechnen – wie geht das eigentlich?

Unternehmensberater sind viel unterwegs, besuchen Kunden im Ausland, übernachten in Hotels. Kurz, sie verursachen erhebliche Spesen, die dem Kunden – meist gesondert von der eigentlichen Beratungsdienstleistung – in Rechnung gestellt werden.

Es sind zwei Methoden zu unterscheiden, wie diese Kosten auf den Kunden überwälzt werden können.

• Weiterverrechnung von Kosten an den Kunden
• Durchlaufende Posten

Hierbei werden die Spesen als Produktionskosten der eigenen Leistung eingeordnet, es handelt sich also um Inputfaktoren für die eigene Dienstleistungserstellung, die meist in der Kundenrechnung gesondert ausgewiesen werden. Bei einem Berater sind dies Reisespesen, auswärtige Verpflegung, Hotelkosten, usw.

Diese Rechnungen/Spesen werden auf die Unternehmensberatung ausgestellt und von ihr bezahlt. Sie stehen also im direkten Zusammenhang mit der Leistung, die der Kunde empfängt. Auf diesen Spesen muss der Berater 7.7% MwSt. aufrechnen, da sein «gesamtes Entgelt» der Mehrwertsteuer untersteht. Er kann nicht bestimmte Posten der Kundenrechnung als nicht mehrwertsteuerpflichtig taxieren. Dies ist auch dann der Fall, wenn die Spesen dem Kunden gesondert – also abgegrenzt von den Kosten der eigentlichen Beratungsdienstleistung – in Rechnung gestellt werden. Die Darstellung hat keinen Einfluss.

Oft herrscht die Meinung vor, dass im Ausland angefallene Spesen dem Kunden ohne Mehrwertsteuer zu verrechnen sind. Das ist aber ein Irrtum. Unabhängig davon, ob die Spesen im Ausland entstanden sind (z.B. Hotels, Flüge), muss der Berater immer den MwSt.-Normalsatz von 7.7% aufrechnen. Dies gilt auch, wenn die Spesen in der Schweiz dem normalen Mehrwertsteuersatz von 7.7%, dem Sondersatz für Beherbergung von 3.8% oder dem reduzierten Satz von 2.5% für Lebensmittel unterstanden. Der Berater darf generell keine Kundenrechnungen oder auch nur einzelne Rechnungsposten ohne MwSt. bzw. zu einem bevorzugten Satz erstellen.

Dies mag verwirren, wurde aber von der Eidgenössischen Steuerverwaltung klar und unmissverständlich festgehalten.

Nicht selten hören wir den Einwand: «Dann bezahlt der Kunde aber zweimal die Mehrwertsteuer…das kann doch nicht sein!»
Erstens kann der Kunde in aller Regel von seinem Vorsteuerabzugsrecht Gebrauch machen und die auf die Beratungsleistung bzw. Spesen bezahlte Mehrwertsteuer von seiner eigenen MwSt.-Last abziehen. Zweitens kann der Berater mit dem Kunden frei vereinbaren, ob dem Kunden nur der Nettopreis der Spesen (also exklusive MwSt.) plus die MwSt. von 7.7% oder der Bruttopreis (also bezahlte Spesen inkl. MwSt.) plus die MwSt. von 7.7% in Rechnung gestellt werden.

Die Frage, ob der Berater seinen MwSt.-Satz von 7.7% auf einen Netto- oder einen Bruttopreis aufrechnet ist letztlich nur eine Frage, welche Kostenbasis mit dem Kunden vereinbart wurde. Falls der Bruttopreis als Kostenbasis +7.7% dient, kassiert der Berater die Vorsteuer auf einen Aufwand, der schliesslich vom Kunden übernommen wird. Falls als Kostenbasis Nettopreise +7.7% vereinbart wurden, verliert der Berater diesen finanziellen Vorteil. Anders formuliert hat der Berater dann auf seinen Kosten einfach eine Nullmarge – eigentlich ein Unding, weil gerade die Inanspruchnahme dieser notwendigen Dienstleistungen administrativen Aufwand bedingt, wie z.B. die Angebotssuche und –wahl, Aufwand für die interne Buchhaltung etc.

Zum Vergleich: Ein Detailhändler kann nicht anteilige Mietkosten auf seine Verkäufe umlegen und verlangen, dass er auf diesem Kostenteil keine Mehrwertsteuer einzufordern und abzurechnen habe, da der Mietzins nicht mehrwertsteuerpflichtig ist. Ein Restaurant kann nicht die Kosten der Lebensmittel mit dem reduzierten Satz von 2.5% weiterverrechnen, sondern verlangt den Normalsatz von 7.7%. Ein solches Vorgehen wäre impraktikabel.

Der Berater verbucht die Spesen in seiner Buchhaltung als geschäftsrelevanten Aufwand, die Zahlungen des Kunden – ob für die Beratungsleistung oder für die Spesenkompensation – werden als Erträge verbucht. Die Originalbelege der Spesenaufwände lagern für mindestens zehn Jahre beim Berater, nicht bei seinem Kunden.

Um Spesenausgaben auf Kunden zu überwälzen, kann nebst der gewöhnlichen Weiterverrechnung auch die Methode der durchlaufenden Posten (DuPo) angewandt werden. Dies ist die Methode, die viele Berater gerne nutzen würden, aber sie oft ungenügend umsetzen.

Die ESTV hat genaue Regeln aufgestellt, wann DuPo zum Einsatz kommen dürfen. Im Art. 24 Abs. 6 MWSTG ist festgehalten, was nicht «Bemessungsgrundlage des Entgelts» ist und folglich vom Berater nicht mit der MwSt. zu belasten ist. Der Berater verrechnet also seinem Kunden nur den Bruttopreis des Drittdienstleisters, den er selbst in Vorkasse bezahlt hat.

«Beträge, welche die steuerpflichtige Person von der die Leistung empfangenden Person als Erstattung der in deren Namen und für deren Rechnung getätigten Auslagen erhält, sofern sie diese gesondert ausweist (durchlaufende Posten); » (Art. 24 Abs. 6, Ziffer b., MWSTG)

Zentral ist, dass die Spesenrechnungen bzw. –quittungen auf die Kundenfirma ausgestellt werden und schliesslich in der Kundenrechnung gesondert oder gar in einer separaten Rechnung aufgeführt werden. Die Belege müssen dem Kunden ausgehändigt werden, die Spesen dürfen demnach selbstverständlich nicht als Aufwand und die Rückvergütung vom Kunden nicht als Erträge in der Buchhaltung des Beraters gebucht werden. Die Spesen und deren Rückvergütung sollten auf ein eigens eingerichtetes Durchlaufkonto gebucht werden, das per Jahresende idealerweise ausgeglichen ist. Eine MwSt. muss nicht gebucht werden. Diese Transaktionen haben keinen Einfluss auf die MwSt.-Deklaration der Beratungsfirma.

Bei der Online-Buchung von Flugzeugtickets dürfte es schwierig sein, die Kundenfirma als Rechnungsempfänger anzugeben. Bei einem Hotel mit gutem Kundenservice ist das wohl kein Problem. Ein Klassiker für durchlaufende Posten sind neben den Reisespesen öffentliche Gebühren, Gerichtsgebühren sowie Zollgebühren.