Haben Sie sich auch schon über eine hohe Rechnung Ihres Treuhänders geärgert? Wenn Sie sich an unsere Tipps halten und proaktiv handeln, wird das kaum mehr passieren.
Jahresbeginn - Treuhänderwechsel
- Falls Sie einen Wechsel Ihres Treuhänders anstreben: Stellen Sie sicher, dass Ihrem neuen Treuhänder detaillierte Informationen zu den transitorischen Abgrenzungen (trans. Aktiven und Passiven) zur Verfügung stehen. Meist sind diese im letzten Jahresabschluss enthalten oder dann in separater Form – nämlich im detaillierten Kontoauszug – vorhanden.
Übermittlung von Belegen
- Scannen Sie die Belege deutlich, lesbar und vollständig, mit allen dazugehörigen Seiten. Kontrollieren Sie die Lesbarkeit der Belege, bevor Sie diese Ihrem Treuhänder übermitteln, insbesondere, wenn Sie Belege mit dem Smartphone fotografieren.
- Seien Sie speditiv! Legen Sie die Belege gleich wenn sie anfallen oder spätestens kurz nach Monatsende auf die Cloud Ihres Treuhänders. Ihre Buchhaltung ist dadurch aktuell und deutlich aussagekräftiger.
- Beachten Sie bei der Belegablage die Ordnerstruktur bzw. die genaue Vorgehensweise, die Sie mit Ihrem Treuhänder abgesprochen haben. Chaotisch abgelegte Belege sind ein grosser Kostenfresser in der Buchhaltung.
- Vermeiden Sie den Postversand von Originalbelegen, der Verlust kann Sie teuer zu stehen kommen.
- Übermitteln Sie nur Belege und Dokumente an Ihren Treuhänder, die einen Geschäftsbezug haben und für seine Arbeit relevant sind. Z.B. benötigt er keine AGBs Ihrer Unfallversicherung, nicht berücksichtigte BVG-Offerten oder private Restaurantbelege vom Sonntagabend.
- Vergessen Sie keine Belege und übermitteln Sie keine Belege doppelt. Nachträgliche Korrekturen von Jahresabschlüssen oder Mehrwertsteuerabrechnungen sind aufwändig.
- Kurzbelege, wie sie Restaurants bei Kartenzahlung oft ausstellen, sind nicht ausreichend. Die Konsumationen und die Mehrwertsteuer werden darauf nicht ausgewiesen. Bestehen Sie darauf, dass man ihnen eine Quittung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellt.
- Erklären Sie ungewöhnliche Geschäftsfälle bzw. –belege (in leserlicher Handschrift) auf einem Beiblatt zum Beleg. Das erspart Rückfragen und Missverständnisse.
- Stellen Sie Ihrem Treuhänder nicht nur die monatlichen Kreditkartenabrechnungen zur Verfügung, sondern auch die zugehörigen Einzelbelege. Nur so kann er Ihnen die Vorsteuer gutschreiben. Bei online Bestellungen finden Sie diese Quittungen in Ihrem Kundenaccount.
- Kleinstbelege (z.B. Einkauf, SBB-Ticket) im Betrag von unter ca. CHF 15, die Sie privat bezahlt haben, sollten Sie besser nicht einreichen, der Aufwand für die Buchung grösser ist als die Steuerersparnis durch den reduzierten Jahresgewinn. Dies gilt selbstverständlich nur, wenn Sie am Firmengewinn massgeblich beteiligt sind, denn jeder «normale» Mitarbeiter möchte selbstverständlich seine geleisteten Vorschüsse von seinem Arbeitgeber zurückerhalten.
ABER: Falls diese Aufwände aus der Firmenkasse oder mit der Debit-/Kreditkarte der Firma bezahlt wurden, muss der Beleg eingereicht und der Betrag verbucht werden, ansonsten stimmen die Kassen- bzw. Kontosaldi nicht mit der Buchhaltung überein.
Bankkontoauszug
- Stellen Sie Ihrem Treuhänder die monatlichen Bankauszüge (am einfachsten als PDF aus dem Online-Banking) gleich nach dem Monatsende zu. Dies auch dann, wenn Ihre Bankkonti mit Ihrer Buchhaltungssoftware verlinkt sind. Er kann die Saldi dann schnell vergleichen und bei Abweichungen ist der Fehler dank monatlicher Kontrolle schnell eingegrenzt.
- Schicken Sie die Bankauszüge unbedingt mit allen Zahlungsdetails. Zudem muss jede einzelne Belastung oder Gutschrift ersichtlich sein, konsolidierte Sammelbelastungen bzw. –gutschriften sind für die Buchhaltung unbrauchbar.
- Die Gebühren für Transaktionen (gilt für Banktransaktionen sowie andere Paymentsysteme wie z.B. Paypal) sollten ersichtlich sein.
Kommunikation mit Ihrem Treuhänder
- Beachten Sie die Hinweise und Empfehlungen Ihres Treuhänders. Auch wenn gewisse Empfehlungen für Sie auf den ersten Blick bürokratisch wirken können, haben sie einen sinnvollen Hintergrund und sparen in späteren Prozessschritten Zeit oder sind ganz einfach gesetzlich vorgeschrieben.
- Beantworten Sie die (Rück-)Fragen Ihres Treuhänders möglichst zeitnah, die Buchführung läuft so effizienter ab.
Debit- und Kreditkarten, Paypal etc.
- Stellen Sie Ihrem Treuhänder die Kreditkarten- und Paypalauszüge auf monatlicher Basis zur Verfügung, am besten möglichst rasch nach Erhalt.
- Zahlungen ab Bankkonto oder per Debitkarte (EC Maestro) verursachen deutlich weniger Buchhaltungsaufwand als eine Zahlung per Kreditkarte, Paypal oder andere Paymentsysteme.
- Eine Zahlung auf ein (Online)-Kundenguthabenkonto verursacht zusätzliche Buchungen (und Bilanzpositionen).
- Die Verwendung von geschäftlichen Debit- und Kreditkarten für private Zwecke verursacht Mehraufwand in der Buchhaltung und ist auf keinen Fall zu empfehlen. Die Verwendung von privaten Karten für geschäftliche Zwecke ist ebenfalls nicht empfehlenswert und hat oft Klärungsbedarf zur Folge, was den Kostenaufwand für die Buchhaltung erhöht.
Rechnungen an Kunden und von Lieferanten
- Manchmal gibt es die Möglichkeit, die Periodizität der Rechnungen zu verändern. Es gilt, eine gesunde Balance zwischen Reduktion der Buchungen (Periodizität der Rechnung verlängern) und einer Reduktion des Schuldnerrisikos (Periodizität der Rechnung verkürzen) zu finden. Als Faustregel empfehlen wir eine Rechnungsstellung auf Monatsbasis oder bei Stammkunden auf Quartalsbasis.
- Die Gewährung von Skonti hat einen zusätzlichen buchhalterischen Aufwand zur Folge. Darum empfehlen wir, Skonti nur wenn nötig und nur auf wirklich hohe Rechnungsbeträge zu gewähren.
Lohnbuchhaltung
- Melden Sie uns Veränderungen bei den Lohnbezügern möglichst zeitnah: Ein- u. Austritte, EO-Ereignisse, Lohnanpassungen, neue Wohnadressen, etc. Korrekturen in der Lohnbuchhaltung sind zeitaufwändig.
- Überweisen Sie die Nettolöhne und Spesen immer in separaten Transaktionen, das trägt wesentlich zu einer hohen Übersichtlichkeit bei.
- Grundsätzlich empfehlen wir regelmässige, sprich monatliche Lohnzahlungen und maximal eine Lohnanpassung während des Kalenderjahres. Mehrere Lohnanpassungen sind selbstverständlich möglich, allerdings ist jede Lohnanpassung mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden. Anpassungen müssen je nach Umfang den Unfallversicherungs- und Vorsorgeinstituten sowie der Ausgleichskasse gemeldet werden.
- Reichen Sie uns nur die aktuellen Prämienbescheide der Pensionskasse, Berufsunfall-, Nichtberufsunfall- und der Krankentaggeldversicherung und evtl. zusätzlicher Versicherungen ein. Anpassungen der Prämien sollten Sie uns sofort mitteilen. Schicken Sie uns keine Versicherungsofferten oder AGBs zu, sondern nur die Policen, für die Sie sich definitiv entschieden haben.
- Angestellte im Teilfixum verursachen weniger Aufwand als Stundenlöhner.
- Eine Bürokasse mit gleichzeitiger penibler Führung eines Kassenbuches ist aus Sicht des Treuhänders effizienter als das Abrechnen einzelner Spesenausgaben, welche den Mitarbeitern zurückbezahlt und im Lohnausweis deklariert werden müssen.
All diese Massnahmen helfen, den Buchhaltungsaufwand deutlich zu reduzieren. Sorgen Sie dafür, dass Sie alle notwendigen Belege und Dokumente übermitteln.
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