Basics zu Geschäftsautos und Kilometerentschädigung – need to know

Geschäftlich genutzte Fahrzeuge bilden immer wieder Grundlage für Unklarheiten und Missverständnisse, ganz gleich, ob sich das Fahrzeug im Geschäftsvermögen oder in Privathand befindet.

Insbesondere eine private Nutzung von Geschäftsvermögen muss in der Buchhaltung korrekt abgebildet werden – so auch die private Nutzung eines Geschäftsautos. Die private Nutzung eines Geschäftswagens ist wertmässig der bedeutendste «Fringe Benefit» in der Schweiz und die vorliegende Problemstellung ist entsprechend häufig anzutreffen.

Die Betriebskosten und der Unterhalt müssen dann entsprechend auf die zwei Nutzungsarten verteilt werden. In der Regel erfolgt dies mit der pauschalen Wertermittlung des Privatanteils – dem Arbeitnehmer werden pro Monat 0.9% des Fahrzeugkaufpreises ohne MwSt. (bzw. minimal CHF 150) als steuerpflichtigen Lohn aufgerechnet. Eine effektive Ermittlung nach gefahrenen Kilometern ist möglich, wird aber oft als bürokratische Schikane empfunden und daher abgelehnt.

Einige Buchhaltungssoftwares wie z. B. bexio ermöglichen die Ermittlung des Privatanteils. Anhand einer kurzen bexio-Anleitung können Sie erfahren, wie man in bexio richtig mit Abgaben bezüglich des Privatanteils umgehen sollte.

Das Kilometergeld, das Sie für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs geltend machen können, beläuft sich auf CHF 0.70 pro geschäftlich gefahrenen Kilometer und deckt sämtliche Kosten wie Treibstoff, Reparaturen und Versicherung pauschal ab. Eine weitere Kostenbeteiligung der Unternehmung ist weder vorgesehen noch zulässig.

Der tägliche Arbeitsweg ist immer privater Natur und kann nicht als Geschäftsaufwand bzw. Spesenaufwand berücksichtigt werden. Wenn Sie aber z.B. vom Home Office oder Wohnsitz direkt zu einem Kunden oder von diesem direkt – ohne Zwischenstopp im Büro – nach Hause fahren, ist dies Geschäftsaufwand und Sie können diese Kilometerkosten als Spesen geltend machen, da die Fahrt Arbeitszeit ist.

Wir empfehlen Ihnen, ein Fahrtenbuch mit klarer Trennung von privaten und geschäftlichen Fahrten zu führen. Grundsätzlich setzt der Gesetzgeber bei der Nutzung des Privatwagens voraus, dass eine wesentliche Kosten- oder Zeitersparnis gegenüber der Nutzung des öffentlichen Verkehrs erreicht werden konnte oder der Einsatz des PKWs aus repräsentativen Gründen unabdingbar war. In der Praxis wird die Steuerbehörde nur in Fällen mit sehr hohen jährlichen Kilometerentschädigungen die Nutzung kritisch hinterfragen.

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch sollten regelmässig in die Buchhaltung übernommen und die Kilometerkosten als Verbindlichkeit der Unternehmung gegenüber dem Arbeitnehmer bzw. dem Einzelunternehmer erfasst werden (Kontokorrent).

Das Fahrtenbuch bewahren Sie gut auf, es kann bei einer Steuerprüfung als Beleg eingezogen werden. Aufgrund des Verlustrisikos empfiehlt es sich, jedes Jahr ein neues Fahrtenbuch zu führen.

Falls Sie über ein vom Steueramt genehmigtes Pauschalspesenreglement (Zusatzreglement) verfügen, sind nur Geschäftsfahrten als Spesenauslagen geltend zu machen, die Sie ausserhalb eines Radius von 30 km (Luftlinie) um Ihren Geschäftssitz führen.

Wenn Sie selbständig erwerbend sind und Sie Ihr Privatauto zu mehr als 50% geschäftlich nutzen, wird das Auto bereits beim Erwerb zwingend dem Geschäftsvermögen Ihrer Einzelfirma zugeordnet (Präponderanzmethode).

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Der kurzen bexio-Anleitung können Sie entnehmen, wie man in bexio Angaben zur Entschädigung für die Nutzung des Privatautos richtig eingeben kann.

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