Das Wichtigste bei der Kassenbuchführung im Überblick

Das Führen eines Kassenbuchs ist wichtiger Teil der Buchhaltung, den viele Unternehmen unterschätzen. Dabei ist es eigentlich nicht so schwer, ein ordnungsgemässes Kassenbuch zu führen. Wie kann dieses Unterfangen ohne Chaos gelingen?

Was versteht man eigentlich unter dem Begriff Buchführung? Gemäss Artikel 957a Abs. 1 des Obligationenrechts (OR) bildet die Buchführung die Grundlage der Rechnungslegung und erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens notwendig sind. Die Buchführung sammelt, ordnet und gruppiert dieses Zahlenwerk und entwickelt daraus in regelmässigen Zeitabständen (monatlich, vierteljährlich) einen Abschluss, jährlich den Jahresabschluss.

Die Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung haben alle Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von mindestens CHF 500`000. Die kleineren Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von weniger als CHF 500`000 können selbst entscheiden, wie umfangreich sie ihre Buchhaltung machen möchten. Sie können sich sowohl für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, als auch für eine umfangreiche Buchführung entscheiden. Im ersten Fall muss das Kassenbuch folgende Minimal-Angaben enthalten: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Kontierung und Saldo.

Wenn das Unternehmen zur Buchführung verpflichtet ist, gelten folgende Grundsätze und Anforderungen:

Die Buchführung erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch. Sie kann schriftlich, elektronisch (mehr darüber im Blog Buchhaltungssoftware Vergleich) oder in vergleichbarer Weise geführt werden.

Die Rechnungslegung soll zuverlässig und nachprüfbar sein. Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ oder den zuständigen Personen zur Genehmigung vorgelegt werden (OR Art. 958a Abs. 1 und 2). Die Rechnungslegung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung. Wird eine andere Währung als die Landeswährung (CHF) verwendet, so müssen die Werte zusätzlich in der Landeswährung angegeben werden.

Korrekte chronologische Buchungen der Einnahmen und Ausgaben sind gemäss den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchhaltung (OR Art. 957a Abs. 2) erforderlich:

• Es ist verboten, eine Buchung ohne Beleg zu führen.
• Buchungen und Belege dürfen nicht geändert werden können (OR Art. 958f Abs. 4).
• Überweisungen zwischen Kasse und Bank müssen auch gebucht werden.
• Alle Belege sind während zehn Jahren aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 4 und Abs. 1).

Das Thema Kassenbuchführung sieht nur auf den ersten Blick kompliziert aus. Befasst man sich etwas genauer damit, stellt sich schnell heraus, dass es gar nicht so kompliziert ist. Im Zweifelsfall oder bei Unklarheiten empfehlen wir, das Thema mit dem Treuhänder näher anzuschauen.

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