Neue QR Rechnungen mit QR Codes in bexio erstellen – was sind die Vorteile?

Zahlungen erfassen…im online Banking wie auch in jeder Buchhaltungssoftware eine mühselige Sache. Die neue QR Rechnung in der Schweiz schafft Abhilfe und automatisiert jede Buchhaltung – wenigstens ein bisschen. Wie können Sie von der QR Rechnung profitieren und den administrativen Aufwand reduzieren? Mit Einführung der QR Rechnung ergeben sich Vorteile auf alle Seiten – Rechnungssteller und Rechnungsempfänger profitieren beide!

Die QR Rechnung wird in der Schweiz mit allergrösster Wahrscheinlichkeit zum neuen Zahlungsstandard, weil der Zahlprozess einfacher und effizienter wird. Die QR Rechnung enthält sämtliche Informationen, die für eine erfolgreiche und rasche Zahlung benötigt werden. Und alles was Sie zum Einlesen einer QR Rechnung brauchen ist ihr Smartphone!

Der neue Standard ersetzt die bisher üblichen und völlig veralteten orangen und roten Einzahlungsscheine. Kennen Sie den Unterschied zwischen dem roten und orangen Einzahlungsschein? Nun, diese Frage muss ihnen ab dem 30. Juni definitiv niemand mehr stellen!

Ein QR Code ist ein maschinenlesbares optisches Etikett, das Informationen über den Artikel enthält, an dem es angebracht ist. Diese Technologie gibt es schon einige Jahre – also höchste Zeit, dass damit auch das mühsame Abtippen von IBAN und Referenznummern der Vergangenheit angehört! In bexio und in vielen anderen Buchhaltungsprogrammen können Sie ab dem 30. Juni 2020 Rechnungen mit QR Code erstellen und versenden und natürlich auch Zahlungen auslösen.

• Die Zahlungseingänge werden schneller ausgeführt und in bexio meist vollautomatisch abgeglichen.
• Die neuen QR Rechnungen senden Sie bequem aus dem Debitorenmodul in bexio oder per E-Mail an ihre Kunden.
• Sämtliche Zahlungsinformationen sind im QR Code enthalten.
• Vertrauen Sie oder ihre Kunden nur Papierrechnungen? Sie können die QR Rechnungen einfach ausdrucken und an ihre Kunden senden. Sie müssen nicht mehr mühsam Einzahlungsscheine besorgen und im try-and-error-Verfahren bedrucken.
• Wer ohne (Schweizer) Buchhaltungssoftware arbeitet, kann den QR Code mit kostenloser browsergestützte Software erstellen. Die Zeit wird zeigen, mit welchen weiteren Mitteln wir in Zukunft einen QR Code erstellen können.
• Die Validierung von QR Codes kann mittels kostenlosen browsergestützter Software erfolgen.

• Umstellungskosten, die je nach Buchhaltungssoftware hoch sein können. Bei bexio sind lediglich ein paar Klicks notwendig – fertig.
• Wird eine QR Rechnung am Post- oder Bankschalter bezahlt, muss die QR Rechnung auf Spezialpapier mit Perforierung gedruckt werden. Zahl- und Empfangsteil werden gleich wie bei den aktuellen roten und orangen Einzahlungsscheinen mit einer Perforierung voneinander getrennt.
• Die QR Rechnung kommt deutlich zu spät. Die Einführung in der Schweiz war ab 1.1.2019 geplant, kommt jetzt aber erst am 30.6.2020.
• Unklarheit, wie lange die traditionellen Einzahlungsscheine gültig sein sollen. Auf alle Fälle gibt es eine Übergangszeit, bis die orangen und roten Zettel ganz verschwinden. Anschliessend verschwinden sämtliche Dienstleistungen und auch die Beratung von Banken, Softwareherstellern etc. zu den alten Einzahlungsscheinen.
• Reine Schweizer Lösung. Zahlungen ins Ausland sind mit der QR Rechnung nicht möglich.

Obwohl diese Zahlungsmethode erst ab Ende Juni 2020 zur Verfügung stehen wird, können schon jetzt (Mai 2020) alle Einstellungen zur Aktivierung vorgenommen werden. Das geht in bexio ganz einfach:

1. Wenn Ihr Bankkonto noch nicht an bexio angeschlossen ist, sollten Sie es zunächst mit der Option “Bankkonto hinzufügen” anschliessen. Diese Funktion finden Sie im horizontalen Navigationstab „Banking“.
2. Dann wählen Sie die Option “Bankkonto bearbeiten” und dann die Funktion “Rechnung mit QR Code”.
3. Danach geben Sie alle erforderlichen Informationen ein und wählen, mit welcher Art von QR Rechnung Sie arbeiten wollen (mehr dazu unten im Text).

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, wird die Option nach dem 30.06.2020 automatisch aktiviert, sie müssen nichts weiter unternehmen. Eine genaue Anleitung mit Screenshots finden Sie als Blogeintrag von bexio unter diesem Link.

In bexio gibt es drei verschiedene Varianten zur Generierung von QR Rechnungen. Diese Einstellungen definieren, welche Art von QR Code eine Ausgangsrechnung bzw. Kundenrechnung aufweisen soll. Hier finden Sie die Unterschiede für die Rechnungsstellung:

Diese Variante ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein, mit dem Unterschied, dass eine individuelle Referenznummer (sogenannte Creditor Reference) vergeben wird.
Derzeit kann davon ausgegangen werden, dass bexio Zahlungen, die der Kunde auf Basis dieser Art von QR Rechnungen tätigt, automatisch abgleichen kann. Dies ist derzeit aber noch nicht zu 100% garantiert. Ein manueller Abgleich ist aber selbstverständlich auch möglich, unabhängig vom automatischen Abgleich.

Diese Variante ersetzt den bisherigen orangen Einzahlungsschein (VESR/BESR). Schon das ESR-System setzte eine QR-ID voraus. Diese QR-ID wird automatisch in die neue QR Rechnung übernommen, sofern das ESR-System bereits früher eingerichtet wurde. Ein automatischer Abgleich der Zahlung und korrespondierender Rechnung ist auf jeden Fall garantiert. Ihre Hausbank kann ihnen die QR-IBAN und QR-Referenz bzw. QR-ID geben. Diese werden zwangsläufig benötigt.

Das Äquivalent zur heutigen IBAN Überweisung. Bexio kann diese Art von QR-Zahlungen nicht automatisch einer spezifischen Rechnung zuweisen und der Abgleich muss manuell geschehen. Diese Art von Rechnung nutzt das vorhandene Potenzial des QR Codes nicht voll aus und ist eher nicht zu empfehlen.

Der Empfänger einer QR Rechnung hat zur Bezahlung folgende Optionen:

• Mobile-Banking
• E-Banking / Online Banking
• Erfassung Zahlungsauftrag mit eigener Infrastruktur (z.B. ERP-Software, Buchhaltungssoftware)

Folgende Zahlungsptionen sind möglich jedoch nicht empfehlenswert, da die Effizienzvorteile der digitalen QR Rechnung nicht genutzt wird:

• Traditioneller Zahlungsauftrag per Brief an ihre Bank
• Zahlungen am Postschalter