Kosten eines Mitarbeiters auf Vollkostenbasis

Unsere Vollkostenrechnung schliesst möglichst alle Kostenarten ein. Wir haben in unserer Analyse versucht, wenn möglich auf öffentlich verfügbare Daten abzustützen. Die verwendeten Annahmen sind Schweizer Mittelwerte. Da die einzelnen Kosten-Positionen von Unternehmen zu Unternehmen (Branche, Ort, Personalstruktur, etc.) variieren, können Sie das Excel-Berechnungs-File hier herunterladen und eigene Werte eingeben. Die einzelnen Positionen sind dort im Detail beschrieben.

Im Folgenden werden die einzelnen Kostenarten kurz erläutert:

• Der Bruttolohn besteht aus dem Monatslohn (brutto), allfälligen Zusatzleistungen wie einem Bonus und Sozialversicherungen, die der Arbeitgeber zu bezahlen hat (AHV, IV, Pensionskasse etc.). Je nach Alter und Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters und der Wahl der Versicherungslösung betragen diese Kosten zwischen 13% und 22% des Bruttolohnes.
• Die IT-Kosten betragen je nach Organisation rund CHF 200 pro Mitarbeiter und Monat (IT-Infrastruktur, PC-Support, PC-Kosten, Software, etc.), meistens eher mehr und in der Tendenz steigend (IT-Security, IT-Fraud, Kosten Home Office etc.). Studien zeigen, dass bei kleineren Unternehmen diese Kosten aufgrund fehlender Skaleneffekte tendenziell höher liegen und ab einer Unternehmensgrösse von 3000 Mitarbeitern steigen die Kosten pro Mitarbeiter auch wieder an.
• Ein Mitarbeiter braucht einen eingerichteten Arbeitsplatz: Ein Pult, einen Bürostuhl , einen Tisch, etc. Miteinkalkuliert werden müssen dabei anteilig auch das Mobiliar in der Cafeteria, im Sitzungszimmer usw.
• Durchschnittlich 12 bis 17 Quadratmeter pro Arbeitsplatz sollte eingerechnet werden, wobei gemeinsam gebrauchte Bürofläche (inkl. Gang, Sitzungszimmer, Aufenthaltsräume etc.). nicht vergessen werden darf.
• Ein Office muss geputzt werden, die Beleuchtung, Kühlung/Heizung brauchen Strom. Ein Hauswart muss angestellt und die Infrastruktur muss unterhalten werden. Bei diesen Unterhaltskosten handelt es sich um Kosten, die indirekt anfallen, aber trotzdem die Kosten eines «produktiven» Mitarbeiters erhöhen.
• Je nach Branche fallen hohe Ausbildungskosten an. Einerseits sind das direkte Ausbildungskosten, andererseits auch indirekte, die entstehen, wenn ein Mitarbeiter on-the-Job lernt und dabei zusätzlich Arbeitskraft anderer Mitarbeiter bindet. Zudem darf man nicht vergessen, dass bei externen Ausbildungen der Arbeitsausfall (falls der Arbeitgeber dafür Arbeitszeit zur Verfügung stellt) die direkten Kosten für die Ausbildung meistens sogar übersteigt.
• Administrations- und Organisationskosten: z.B. Buchhaltung, Rekrutierungskosten, Spesenabrechnungen, Lohnbuchhaltung, sonstige Administration, Versicherungen, Telefonkosten.
• Viele Mitarbeiter sind in Teams organisiert, die von einem Manager/Teamleiter geführt werden. Die Führungsspannen eines Managers sind gross und können typischerweise zwischen 4 bis 12 Mitarbeiter betragen, d.h. auf einen Mitarbeiter muss ca. 8% – 25% des Lohnes einer Führungskraft angerechnet werden. Natürlich muss auch berücksichtigt werden, ob die Führungskraft selbst Umsatz generiert oder nur das Team führt.
• Es ist relativ schwierig, jeden Mitarbeiter zu jeder Zeit zu 100% auszulasten. Bei konstanten Tätigkeiten kann diese Rate hoch liegen (100% sind erfahrungsgemäss trotzdem selten erreichbar). Bei Tätigkeiten mit hohen Auslastungsschwankungen (z.B. Projektarbeit, Beratung) sind 70-80% eher die Regel als die Ausnahme vor allem, wenn in verrechenbaren Stunden gerechnet wird. Hinzu kommt der Effekt der anfänglichen Teilproduktivität der Mitarbeiter. Je nach Tätigkeit kann es lange dauern, bis ein Mitarbeiter seine vollständige Produktivität erreicht hat (explizite Weiterbildung ist oben bereits berücksichtigt).
• Oft stehen den Mitarbeitern weitere Annehmlichkeiten kostenlos zur Verfügung, wie Kaffee, Tee, Getränke oder Früchte. Auch Vergünstigungen im eigenen Personalrestaurant oder Essensgutscheine sind nicht selten.