Reglement für Geschäftsautos: Ideen, Tricks und Stolpersteine

Ersparen Sie sich Probleme, die im Zusammenhang mit Ihrem Geschäftsauto passieren können, indem Sie diesen Artikel genau studieren. Er enthält Tricks, zeigt potenzielle Probleme und Stolpersteine für Arbeitnehmer mit einem Geschäftsauto, aber dient auch als Leitfaden oder Ideengeber für Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen wollen. Eine detaillierte Regelung zu den Rechten, Pflichten und Kostenübernahmen der Sozialpartner kann künftige Auseinandersetzungen verschiedener Parteien minimieren und auf diese Art Rechtssicherheit schaffen.

Manch einer ist stolz, als Geschäftsauto einen «dicken» Wagen fahren zu können, den er sich als Privatkonsument nicht leisten würde. Und das obendrein «gefühlt» noch kostenfrei und ohne sich um Service und Reparaturen kümmern zu müssen! Aber Achtung: Studieren Sie das Reglement für ihr Geschäftsauto genau, bevor Sie am leeren Parkplatz in Süditalien eine böse Überraschung erleben – den Passus mit der ausschliesslichen Privatnutzung im grenznahen Gebiet hatten Sie doch glatt überlesen… Als Arbeitgeber gibt es ebenso deutliche Vorteile, den Mitarbeitern Geschäftsautos für die private Nutzung zur Verfügung zu stellen:

• Beachtliche Lohnnebenleistung für den Arbeitnehmer
• In Zeiten des Fachkräftemangels ein bedeutender Attraktivitätsfaktor für Bewerber
• Arbeitnehmer haben häufig eine emotionale Bindung zu ihrem Geschäftswagen – und so hoffentlich auch zum Arbeitgeber
• Durch Flottenrabatte überschaubare Kosten

Insgesamt haben wir beobachtet, dass die Bedeutung von Firmenautos leicht zurückgeht. Dies ist vermutlich auf die stark gestiegene Popularität des Home-Office, der Video Calls und den immer besseren Ausbaustandard des öffentlichen Verkehrs in der Schweiz zurückzuführen. In bestimmten Branchen geniessen Geschäftsautos aber weiterhin einen hohen Stellenwert und sind angesichts des Geschäftsmodells fast unabdingbar.

Nicht jedes für geschäftliche Zwecke genutzte Fahrzeug ist automatisch ein Geschäftsfahrzeug. Die Unternehmung muss zwingend Eigentümer oder Leasingnehmer des Fahrzeugs sein. Bei den langfristigen Automieten muss der Arbeitgeber Mietpartei sein.

In den meisten Unternehmen werden Geschäftsfahrzeuge nur gewissen Arbeitnehmergruppen zur Verfügung gestellt, die Kriterien dafür sind beispielsweise Funktion, Rang oder Betriebszugehörigkeit. Besonders in den Verkaufsabteilungen sind Firmenwagen häufig anzutreffen und je höher der Rang, desto teurer darf das Firmenauto sein und desto grösser sind die Nutzungsmöglichkeiten. Manch einer definiert gar seinen Status innerhalb der Firma über das Geschäftsauto.

Quelle: Statista

Generell sind vier Nutzungsbereiche von Dienstwagen zu unterscheiden. In bestimmten Fällen kann die private Nutzung eingeschränkt werden, nur sehr selten wird sie vollständig untersagt.

• Nutzungseinschränkungen:
  Häufig sind private Fahrten ins Ausland an bestimmte Bedingungen geknüpft, z.B. müssen nicht selten die Treibstoffkosten für Urlaubsfahren ins Ausland vom Arbeitnehmer finanziert werden. Fahrten ins grenznahe Ausland sind so gut wie immer ohne Antrag erlaubt.
• Nutzungsverbote:
  Meist besteht in gewissen europäischen Ländern ein Nutzungsverbot. Häufig sind Bestimmungen in Kraft, die Fahrten in nicht an die Schweiz angrenzende Länder von der Einwilligung des Fuhrparkmanagers oder der Geschäftsleitung abhängig machen. Nicht selten sind solche Länder aber grundsätzlich ausgeschlossen. Praktisch immer sind alle Nicht-EU-Länder durchs Band ausgeschlossen.

Speziell kompliziert kann die Situation für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im (grenz-)nahen Ausland sein. In der EU sind Privatfahrten mit in der Schweiz zugelassenen Personenfahrzeugen nicht gestattet, denn für diese Fahrzeuge werden im betreffenden Staat keine Strassenverkehrssteuern und Importabgaben entrichtet. Folglich ist deren private Nutzung eine Steuerumgehung des betreffenden Bürgers. Für einen Arbeitgeber kann es daher aus praktischen Gründen am besten sein, die Nutzung für Privatfahren im Ausland für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland (bzw. EU) zu verbieten. Das Zurücklegen des Arbeitswegs mit Dienstwagen ist aber problemlos möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem spezifischen Blogartikel.

• Meistens werden Geschäftsfahrzeuge Mitarbeitenden kostenfrei, gegen einen pauschalen Unkostenbeitrag oder seltener gegen die Abgeltung von spezifischen periodischen Kosten wie z.B. der Serviceinspektionen zur Verfügung gestellt. Falls Kostenbeiträge verlangt werden, sind diese meist deutlich tiefer ist als die effektiven betrieblichen Vollkosten, die einem privaten Fahrzeughalter entstehen würden.
• Ist vom Arbeitnehmer eine Abgeltung zu leisten, muss vereinbart werden, ob diese vom Nettolohn abgezogen wird oder andersartig zu leisten ist.
• Falls die Nutzung kostenfrei erfolgt, sollte dem Mitarbeiter kommuniziert werden, wie hoch der Wert dieser Naturalleistung ist und dass eine Lohnaufrechnung mit Folgen für den Nettolohn und die private Einkommenssteuerbelastung erfolgt. Im Steuerwesen wird dafür der Begriff «Privatanteil» breit verwendet.

Die Berechnung für den sog. Privatanteil lautet:

Kaufpreis Firmenauto plus Zubehör exkl. MwSt. * 0.9% = monatlicher Privatanteil
Kaufpreis Firmenauto plus Zubehör exkl. MwSt. * 0.9% * 12 = jährlicher Privatanteil

Aus Sicht des Arbeitnehmers sind die von ihm zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmerbeiträge) auf dem Privatanteil sowie das daraus resultierende rechnerisch höhere Nettoeinkommen mit entsprechender Mehrbelastung durch die Einkommenssteuer negativ zu werten. In der Praxis sind diese Kosten aber deutlich geringer als der finanzielle Nutzen, der aus der privaten Nutzung des Geschäftsfahrzeugs gezogen wird.

Aufgrund der Komplexität des Themas lohnt es sich, bei Mitarbeitern ohne Vorerfahrung mit Geschäftsautos die finanziellen Folgen durchzurechnen oder wenigstens auf Beispiele zu verweisen.

Idealerweise werden die Rechte und Pflichten der Nutzer im Reglement festgehalten, andernfalls steht der Arbeitgeber in der Pflicht. Administrativ sind erstaunlich viele Details insbesondere dann zu regeln, wenn der Arbeitgeber nicht über eine grössere Fahrzeugflotte mit zugehörigem Servicezentrum verfügt.

Zu regeln sind beispielsweise Fragen wie:

• Ganz grundsätzlich: Wer deckt welche Kostenaufwände?
• Hat der künftige Nutzer bei der Wahl des Dienstwagens ein Mitbestimmungsrecht?
• Hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Kostendifferenz zu einem höherwertigen Automodell oder bestimmter Sonderausstattung wie z.B. Massagesitze aus der eigenen Tasche zu bezahlen, falls er das wünscht?
• Wer nimmt die periodischen Servicetermine wahr (falls dies nicht im Flottenzentrum erledigt wird)?
• Steht während der Service- und Reparaturterminen ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung?
• Wer organsiert den saisonalen Reifenwechsel?
• Wie ist die Autoreinigung zu handhaben und wie häufig hat diese zur Wahrung eines positiven Unternehmensimages zu erfolgen?
• Hat allenfalls der Mitarbeiter ein Bordbuch zu führen, um das Nutzungsverhalten auswerten zu können?
• Wer kommt für geringfügige Kosten wie Scheibenwaschmittel oder Scheibenwischerblätter auf?
• Dürfen Haustiere im Fahrzeug transportiert werden? Darf im Fahrzeug geraucht werden?
• Wer bezahlt Parkbussen falls z.B. Kundentermine länger dauern als geplant? Und weitere Ordnungsbussen?
• Meist sind Flottenfahrzeuge mit einem GPS-Sender ausgestattet und lassen sich jederzeit orten. Welche Regeln gelten für die Ortung bzw. Überwachung durch den Arbeitgeber?

Bei veränderten Umständen darf nicht einfach davon ausgegangen werden, dass der Arbeitgeber weiterhin einen Dienstwagen zur Verfügung stellen will oder kann. Einige Sachverhalte sollten unbedingt im Reglement festgehalten werden, wie z.B. die Handhabung in folgenden Fällen:

• Längere Abwesenheiten infolge langwieriger Krankheit, Unfall, Militär, Mutterschaftsurlaub, allfälligem Vaterschaftsurlaub, bezahltem Sabbatical, unbezahltem Urlaub.
• Während der Probezeit, Kündigungsfrist, Freistellung, Standort- oder Funktionswechsel, Kurzarbeit des Betriebs.
• Änderungen des Arbeitspensums des Mitarbeiters.

Schadensfälle können eine gute Beziehung zwischen dem Nutzer und Arbeitgeber auf die Probe stellen, wenn vorgängig versäumt wurde, klar und transparent über die Rechte und Pflichten aufzuklären. In grösseren Unternehmen sind Geschäftsfahrzeuge meist neuerer Bauart und schon allein aus diesem Grund mit einer Vollkasko-Versicherung abgedeckt. Im Einzelfall kann das natürlich anders sein. Es lohnt sich, im Reglement die genaue Versicherungsabdeckung und allenfalls vom Arbeitnehmer zu finanzierende Selbstbehalte im Schadensfall klar festzuhalten.

Clevere Arbeitgeber lassen ihr Firmenfahrzeug-Reglement vorgängig beim Steueramt genehmigen. Das garantiert, dass nicht plötzlich unerwartete Steuerforderungen entstehen oder das Steueramt das Reglement als nicht mehr angemessen beurteilt. Es empfiehlt sich, das Reglement alle 5 Jahre mit einem Experten auf Aktualität und Korrektheit zu prüfen.