Für jeden Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin mit (teilweisem) Home-Office stellt sich spätestens mit dem Eintreffen der Steuererklärung die Frage, ob gewisse Home-Office-Kosten vom steuerbaren Einkommen abziehbar sind oder noch besser vom Arbeitgeber vergütet werden (müssen).
Und richtig, damit lassen sich die Steuern auf einfache Weise optimieren. Lesen Sie bei uns, wie das geht.
Seit der Corona-Epidemie ist Home-Office in der Schweiz stark verbreitet, wenn auch leicht rückläufig, da viele Teamleiter und Unternehmer ihre Mitarbeiter wieder regelmässig im Office antreffen möchten. Trotzdem ist das Thema äusserst aktuell, eine vollkommene Rückkehr zu 100% Büroarbeit ist für die Mehrheit der Büroarbeitsplätze aber nicht absehbar.
Wie berechne ich die Home Office Kosten?
Als relevante Kosten für Arbeitnehmer verstehen wir:
- Bruttomiete für ein (zusätzliches) Arbeitszimmer inklusive anteiliger Heizkosten. Die relevante Mietkosten werden nach folgender Formel berechnet:
Büronutzung d. Zimmers in %
*
Wohnungsmiete brutto*
Nutzfläche des Büros in m2totale Wohnfläche in m2Oder alternativ bei ausschliesslicher Nutzung des Zimmers für das Home Office:
Wohnungsmiete bruttoAnz.Zimmer Whg. + 1 - Anteilige Kosten für Strom, Internet, Gebühr für Fernseh- bzw. Radioempfang (Serafe)
- Kosten für die Büroeinrichtung: Bürostuhl, Tisch, PC/Notebook, Bildschirm(e), Drucker, Telefon, Lampen, Aktenschrank, usw.
- Verbrauchsmaterial: Schreibwaren, Druckpapier, Couverts und Briefmarken, usw.
Die Steuerbehörden definieren nirgends Minimum- oder Maximumansätze für die Einrichtung oder den «Betrieb» des Home-Office. Wie in der Schweiz üblich, gilt es den gesunden Menschenverstand walten zu lassen und allzu exzessive Übertreibungen, die potenziell zu Nachfragen seitens der Steuerämter führen können, zu vermeiden.
Streng genommen ist eine Kostenübernahme bzw. die Geltendmachung von effektiven Auslagen in der Steuererklärung nur möglich, falls noch kein Bürozimmer in der Wohnung existiert. In der Praxis wird aber kaum je ein Steueramt kontrollieren können, wann Sie ihre Wohnung wie eingerichtet haben. Allerdings gilt die Beweispflicht mittels Belegen, es können also nur effektive Kosten des aktuellen Steuerjahres geltend gemacht werden. Der grösste Kostenblock dürfte aber ohnehin die auf das Zimmer umgelegte Miete sein.
Übersicht zur Kostenübernahme des Home Office und Implikation für die Steuererklärung
Beispiele für die Aufteilung der Home-Office-Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Ausgangslage 1
Der Arbeitgeber stellt Ihnen einen Büroarbeitsplatz zur freien Verfügung (entweder permanenter, persönlicher Arbeitsplatz oder einen sog. «Hot Desk»).
Variante A:
Arbeitgeber bezahlt keine Home-Office Aufwände
Sie erhalten vom Arbeitgeber keine Kostenbeteiligung für das Home-Office und zahlen sämtliche Aufwände selbst. Diese Praxis ist legal. Aber wie können Sie nun ihre Kosten als Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen?
In diesem Fall geht das Steueramt davon aus, dass Sie freiwillig im Home Office arbeiten und die Auslagen entsprechend ohne Notwendigkeit getätigt wurden.
Sie können den pauschalen Abzug für Berufsauslagen geltend machen (im Kanton Zürich 3% des Nettolohnes), mehr aber nicht.
Variante B:
Arbeitgeber leistet eine Home-Office Kostenentschädigung
Ihr Arbeitgeber entschädigt Sie pauschal oder effektiv gemäss Auslagen für die Home-Office Aufwände.
In diesem Fall geht das Steueramt davon aus, dass Sie freiwillig im Home Office arbeiten und die Auslagen entsprechend ohne Notwendigkeit getätigt wurden. Folglich gilt die Home Office Kostenentschädigung als Lohn und muss vom Arbeitgeber auf dem Lohnausweis deklariert werden. Darauf müssen die Sozialversicherungsbeiträge sowie auf privater Ebene Einkommenssteuern bezahlt werden.
Ausgangslage 2
Der Arbeitgeber stellt Ihnen keinen Arbeitsplatz zur Verfügung, die Arbeit ist per se im Home Office zu erledigen.
Da in dieser Konstellation ihre Wohnung als Arbeitsstätte dient, können Sie sogar Wegkosten zum Sitz ihres Arbeitgebers als Berufsauslagen geltend machen. Wichtig ist in diesem Fall, die Fahrten sorgfältig zu dokumentieren und bestenfalls vom Vorgesetzten unterzeichnen zu lassen.
Variante A:
Arbeitgeber bezahlt keine Home-Office Aufwände.
Diese Praxis ist sehr arbeitnehmerunfreundlich und nicht zulässig, denn der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmenden mit den notwendigen Arbeitsmaterialien auszustatten (OR 327).
In diesem Fall sollten Sie unbedingt eine kulantere Lösung mit dem Arbeitgeber aushandeln. Im Weiteren ist es empfehlenswert, sämtliche Kaufquittungen bzw. -belege zu sammeln, damit Sie in der Steuererklärung effektive Berufsauslagen geltend machen können, sollte ihr Arbeitgeber nicht einwilligen. Ein höherer Abzug ist allerdings nur möglich, falls die effektiven Auslagen höher als die bei 3% des Nettolohns definierte Pauschale überschreiten, die Erwerbstätige in unselbständiger Anstellung auf jeden Fall abziehen können (Beispiel Kanton Zürich).
Variante B:
Arbeitgeber bezahlt Home-Office Aufwände pauschal oder effektiv nach Kostenanfall.
Die Entschädigungen des Arbeitgebers sind in diesem Fall Spesenentschädigungen, die einkommenssteuer- und sozialabgabenfrei sind. Die Pauschale für Berufsauslagen von 3% des Nettolohns können Sie aber weiterhin als Berufsauslage in der Steuererklärung geltend machen.
Falls der Arbeitgeber die Entschädigung pauschal ausrichtet, sollte sie sich ungefähr an den effektiv getragenen Kosten des Arbeitnehmers orientieren.
Vorsicht!
Zu hohe, unrealistische Spesenkompensationen können vom Steueramt als verdeckte Lohnauszahlung betrachtet werden und führen zu Nachforderungen der Ausgleichskassen bzw. Steuerämter. Aus Beweisgründen raten wir in allen Konstellationen, die Kaufbelege aufzubewahren.
Fazit
Bei den meisten Arbeitnehmern dürfte die Arbeit aus dem Home Office freiwillig sein. In der Praxis ist daher der Spesenersatz an Arbeitnehmende für entsprechende Auslagen selten anzutreffen. Da der Arbeitgeber in den meisten Fällen die Büromieten weiterhin bezahlen muss, ist das verständlich. Ist die Arbeit aus dem Home Office aber Pflicht, dann sollten Sie unbedingt eine angemessene Spesenregelung aushandeln, denn die von den Steuerämtern vorgesehenen Abzüge auf das steuerbare Einkommen haben eine vergleichsweise kleine Wirkung und decken ihre Auslagen in keinster Weise. Im Zweifel sollten Sie einen Steuerberater zurate ziehen.
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