Quellensteuerabrechnung bei Teilzeit- und Nebenbeschäftigung

Die Schweiz hat seit langem den Ruf einer Teilzeitnation erarbeitet: Mehr als jeder Dritte ist in der Schweiz in Teilzeit angestellt. Ein gewisser Anteil dieser Kategorie unterliegt der Quellensteuer, deren Abrechnung in der Regel mit gewissen Komplikationen behaftet ist. Besonders komplex wird die Berechnung, wenn ein Mitarbeiter, der der Quellensteuer unterliegt, in Teilzeit bei einem Arbeitgeber oder bei mehreren Arbeitgebenden angestellt ist. Im Folgenden wird darauf eingegangen, wie man die Grundlage für die Kalkulation – den satzbestimmenden Lohn – bei Teilbeschäftigung bei mehreren Arbeitgebern richtig kalkuliert, um die Quellensteuer korrekt abzurechnen. Im Fall einer Fehlberechnung obliegt die Verantwortung und damit das Risiko allein beim Arbeitgeber, da die Steuer von ihm überwiesen wird.

Grundsätzlich beruht die Abrechnung der Quellensteuer auf der Ermittlung des satzbestimmenden Lohnes, der als Basis für die Bestimmung des Steuersatzes dient. Dieser Parameter spiegelt den hypothetischen oder, wenn möglich, den tatsächlichen Gesamtlohn eines Arbeitnehmenden wider. Wenn ein Mitarbeitender im Vollzeitpensum angestellt ist, sind Anstellungen bei weiteren Arbeitgebern eine grosse Seltenheit. Daher spiegelt sein Lohn bei diesem Arbeitgeber normalerweise seinen gesamten Lohn wider. In der Regel dient dieser Betrag als Basis für die Abrechnung der Quellensteuer.

Beim Vollzeitpensum: satzbestimmender Lohn = AHV-Lohn

Falls der Mitarbeiter nur im Teilzeitpensum angestellt ist, muss das mögliche weitere Einkommen bei der Kalkulation des satzbestimmenden Lohnes berücksichtigt werden. Dabei sind verschiedene Optionen möglich.

Der Arbeitnehmer ist lediglich bei einem Arbeitgeber angestellt und erzielt daneben keine weiteren Erwerbs- bzw. Ersatzeinkünfte. Eine Umrechnung des Lohns für die Satzbestimmung der Quellensteuer ist daher nicht erforderlich.

Satzbestimmender Lohn = AHV-Lohn bei einem Arbeitgeber

Der Arbeitnehmer erhält Lohnzahlungen und/oder Ersatzeinkünfte von verschiedenen Arbeitgebern. In einem solchen Fall müssen die Einkommen aller aktuellen Arbeitgeber einkalkuliert werden. In diesem Zusammenhang sind folgende Variationen in der Praxis gebräuchlich.

• Das jeweils andere Pensum ist den Arbeitgebern bekannt.
• Die Einkünfte des Arbeitnehmenden sind den Arbeitgebern bekannt.
• Das jeweils andere Pensum sowie Einkünfte sind den Arbeitgebern nicht bekannt.

Je nach Szenario sind vom Gesetzgeber folgende Abrechnungsvorgehensweisen vorgesehen:

Herr Schwarz ist bei der Rot GmbH und der Blau GmbH im Monatslohn angestellt und erzielt folgende Lohn­einkommen. Beiden Arbeitgebern ist das jeweils andere Pensum bekannt.

Herr Schwarz ist bei der Rot GmbH und der Blau GmbH im Monatslohn angestellt und erzielt folgende Lohn­einkommen. Nur die Einkünfte des Arbeitnehmers sind beiden Arbeitgebern bekannt.

Herr Schwarz ist bei der Rot GmbH und der Blau GmbH im Monatslohn angestellt und erzielt folgende Lohneinkommen. Beiden Arbeitgebern ist das jeweils andere Pensum nicht bekannt.

Es ist in der Praxis keine Seltenheit, dass quellensteuerpflichtige Mitarbeiter im Stundenlohn angestellt sind. Sollte ein ähnlicher Fall auftreten, ist stets das satzbestimmende Monatseinkommen zu ermitteln. Letztendlich fungiert dieses als Basis für die Berechnung des Steuersatzes. Da in diesem Fall kein fixiertes Pensum vorliegt, sollte die betriebsübliche Anzahl der Arbeitsstunden oder die betriebsübliche Anzahl der Arbeitstage pro Monat als Grundlage für die Umrechnung verwendet werden. In der Regel komme folgende Zahlen zum Einsatz (Kreisschreiben 45, Seite 22, 25):

Herr Schwarz ist bei der Rot GmbH und der Blau GmbH im Stundenlohn angestellt. Die Anzahl der Arbeitsstunden im relevanten Monat sowie die Stundensätze finden sich in der Tabelle unten. Den beiden Arbeitgebern sind die Details der jeweils anderen Anstellung nicht bekannt.

Grundsätzlich berechnet Bexio die Quellensteuer automatisch basierend auf den angegebenen Inputs. Dabei ist das Arbeitspensum entscheidend für die richtige Abrechnung. Leider entnimmt bexio das Pensum in einem Monat der Anzahl der angegebenen Stunden nicht automatisch. Infolgedessen muss der Beschäftigungsgrad monatlich in bexio manuell angepasst werden, um eine korrekte Kalkulation vorzunehmen, insbesondere für Mitarbeiter, die im Stundenlohn angestellt sind und gleichzeitig bei einem anderen Arbeitgeber tätig sind.

Herr Schwarz ist quellensteuerpflichtig und im Stundenlohn angestellt. Er arbeitet bei der Rot GmbH nur am Wochenende und hat daneben eine Hauptanstellung bei der Blau GmbH. Die Arbeit bei der Rot GmbH gilt daher als Nebenbeschäftigung. Zudem ist sein Beschäftigungsgrad nicht fest und variiert von Monat zu Monat. Wie sollte man in einem solchen Fall in bexio vorgehen, um die Quellensteuer korrekt zu berechnen, vorausgesetzt, dass er bei der Rot GmbH 45 Arbeitsstunden im Monat zu einem Stundensatz von CHF 35 geleistet hat?

Wenn Sie eine veranschaulichte Anleitung für den Umgang mit bexio zu dieser Frage benötigen, finden Sie diese Informationen auf der Seite «Umgang mit dem Lohnmodul in bexio».

Zur Ermittlung des Quellensteuersatzes bei Teilzeitbeschäftigungen wird üblicherweise nicht der tatsächlich ausgezahlte Bruttolohn herangezogen, sondern der sogenannte satzbestimmende Lohn, der häufig erheblich vom tatsächlichen Lohn abweicht. Aktuell gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, wie dieser Parameter zu berechnen ist. Je nach den Informationen, die die arbeitstätige Person bereitstellt, kommt eine bestimmte Berechnungsmethode zur Anwendung. Das Ziel dieses Vorgehens ist eindeutig: Quellensteuerpflichtige Mitarbeiter sollen, unabhängig davon, ob sie in Vollzeit bei einem Arbeitgeber oder in Teilzeit bei mehreren Arbeitgebern angestellt sind, etwa den gleichen Quellensteuersatz erhalten, vorausgesetzt, dass andere Parameter wie der Quellensteuertarif, der Wohnort und das Gesamteinkommen gleich bleiben.