FAQ zur Lohnbuchhaltung

Die Höhe der Quellensteuer hängt von mehreren Faktoren ab: dem Bruttoeinkommen, Wohnort und einem QST-Tarif, der selbst von einigen Parametern abhängt: Erwerbstätigkeit des Ehegatten oder des eingetragenen Partners, Anzahl der Kinder sowie der Konfessionszugehörigkeit.

Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer immer für seine Mitarbeiter bezahlen, zieht jedoch das Geld vom Bruttolohn des Arbeitnehmers ab. Wenn der Arbeitgeber die QST aus «Firmengeld» bezahlen will, ist das praktisch möglich. Diese Praxis hat sich jedoch nicht bewährt, weil die bezahlte Quellensteuer dann als Lohn aufgerechnet werden muss.

Wenn Sie bei einem weiteren Arbeitgeber tätig sind und dabei bei dem ersten nur mit einem geringen Beschäftigungsgrad arbeiten, muss Ihr Einkommen bei diesem Arbeitgeber entsprechend auf 100% hochgerechnet werden, um den Steuersatz zu ermitteln. Der Gesetzgeber geht in diesem Fall davon aus, dass Sie insgesamt 100% tätig sind. Daraus kann ein relativ hoher Steuersatz entstehen, obwohl das Einkommen bei diesem ersten Arbeitgeber relativ gering sein kann.

Ein Quellensteuertarif wird von der Steuerverwaltung des Kantons zugeordnet (nach Wohnort in der Schweiz oder nach Standort des Unternehmens), wenn es sich um keine Standard-Situation handelt. Darum lohnt es sich, bei Fragen die kantonale Steuerverwaltung zu kontaktieren.

Änderungen, die eine neue Tarifeinstufung bedingen (bspw. Heirat, Scheidung, Trennung, Geburt von Kindern, Aufnahme oder Aufgabe einer Erwerbstätigkeit, Ein- oder Austritt in bzw. aus einer Landeskirche), werden bei der Quellenbesteuerung ab Beginn des auf die Änderung folgenden Monats entsprechend berücksichtigt.

Gemäss Schweizer Steuerrecht wird bei einer AG nur der Lohn besteuert, den der Mitarbeiter erhält. Jedoch sind sämtliche Löhne bei allen Arbeitgebern eines Mitarbeiters zusammenzurechnen, um den Quellensteuersatz ermitteln zu können. Wenn diese Beträge nicht bekannt gegeben wurden, muss der tatsächlich abgerechnete Bruttolohn bei jedem einzelnen Arbeitgeber auf 100% hochgerechnet werden. Dieser Betrag dient zur Bestimmung des Steuersatzes.

Falls die Differenz zwischen der früher berechneten und der tatsächlichen Quellensteuer weniger als CHF 250 beträgt, darf die eingereichte Quellensteuer-Deklaration nicht korrigiert werden. Die Differenz wird einfach in der kommenden Deklaration berücksichtigt.

In der ersten Phase geht die Fortzahlung ausschliesslich zu Lasten des Arbeitgebers. Wenn eine Krankentaggeldversicherung abgeschlossen wurde, übernimmt die Versicherung die Lohnfortzahlung, vorausgesetzt, dass die Wartefrist abgelaufen ist. Ansonsten zahlt der Arbeitgeber nur aus eigener Tasche, wobei diese Zahlungsperiode je nach Beschäftigungsdauer und Wohnort von 3 bis 46 Wochen dauern kann.

Der Arbeitgeber muss die Lohnfortzahlung während der Wartefrist normalerweise zu 100% des Lohnes auszahlen, wobei maximal 3 Karenztage, also Tage ohne Lohnfortzahlung, zu Beginn jeder Krankheitsphase zur Anwendung kommen. Die Wartefrist dauert in der Regel von 30 bis 60 Tagen. Danach übernimmt die KTG-Versicherung die Lohnfortzahlung.

Nach dem Einspringen der Versicherung übernimmt diese die Lohnfortzahlung gemäss den vereinbarten Versicherungsbedingungen. Normalerweise zahlt die Versicherung direkt an den Arbeitgeber, wobei dieser den Betrag in Form einer Lohnfortzahlung an den Mitarbeiter auszahlt.

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer für eine beschränkte Zeit den auf die Fehlzeit entfallenden Lohn zu entrichten. Die Lohnzahlung beträgt 100% des üblichen Lohnes, und zwar ab dem ersten Krankheitstag (keine Karenztage). Die Mindestdauer der Lohnfortzahlung im ersten Dienstjahr ist gemäss OR drei Wochen.  Besteht das Arbeitsverhältnis schon länger als ein Jahr, kommen hinsichtlich der Lohnfortzahlungspflicht die Zürcher, Berner und Basler Skalen zum Tragen.

• Zürcher Skala: von 3 bis 46 Wochen
• Basler Skala: von 3 bis 26 Wochen
• Berner Skala: von 3 bis 39 Wochen

Wenn die Wartefrist nicht überschritten ist, bezahlt der Arbeitgeber trotz Krankheitsausfall zwingend weiter, während die KTG-Versicherung nichts zahlt.  Ein ärztliches Zeugnis ist in jedem Fall zuhanden der Versicherung erforderlich.

In der Schweiz gilt ein Kündigungsschutz während der Krankheit. Dieser Schutz wird als Sperrfrist bezeichnet. Während der Sperrfrist darf der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nicht kündigen.

Die Dauer der Sperrfrist variiert je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses:

• während 30 Tagen im ersten Anstellungsjahr
• während 90 Tagen vom zweiten bis zum fünften Anstellungsjahr
• während 180 Tagen ab dem sechsten Anstellungsjahr

Unter diesem Begriff versteht man die Zeitspanne, in der der Arbeitgeber bei Krankheit des Arbeitnehmers die Lohnfortzahlung übernimmt, bevor eine Versicherung einspringt.

Die UVG-Beitragspflicht entfällt in erster Linie für:

• Selbständigerwerbende,
• Bundesbedienstete, die der Militärversicherung unterstellt sind,
• Mitglieder von Verwaltungsräten, die nicht im Betrieb tätig sind, für diese Tätigkeit,
• Angehörige der Milizfeuerwehren,
• Mitglieder von Parlamenten, Behörden und Kommissionen sowie weitere Personen, die Tätigkeiten im öffentlichen Interesse ausüben, sofern kein Dienstvertrag vorliegt.

Der Arbeitgeber, bei dem der Unfall passiert ist, muss den Unfall melden. Nur diese Unfallversicherung muss Taggelder bezahlen. Wichtig ist: Es ist der Gesamtlohn des Arbeitnehmers (also die Summe mehrerer Anstellungen) zu berücksichtigen, nicht nur der Lohn des «betroffenen» Arbeitgebers. Aber selbstverständlich muss der Arbeitnehmer diesen «anderen» Arbeitgeber über den Unfall informieren, sofern er nicht arbeitsfähig ist.

Dieser «andere» bzw. «zweite» Arbeitgeber hat zwei Optionen:

• Er bezahlt den Lohn weiter und erhält Geld von der UVG-Versicherung des ersten Arbeitgebers.
• Er bezahlt keinen Lohn und die UVG-Versicherung bezahlt direkt an den Arbeitnehmer.

Erfahrungsgemäss wird die erste Option bevorzugt.

In der Zeit, in der Sie nach einem Unfall ausfallen, darf Ihnen Ihr Arbeitgeber nicht kündigen. In der sogenannten Sperrfrist gilt ein Kündigungsschutz:

• während 30 Tagen im ersten Anstellungsjahr
• während 90 Tagen ab dem zweiten bis zum fünften Anstellungsjahr
• während 180 Tagen ab dem sechsten Anstellungsjahr

Die Versicherung liefert eine Krankentaggeldabrechnung bei Unfall. Diese dient als Basis für die Lohnabrechnung.

Arbeitet eine Person für mehrere Arbeitgeber kumulativ weniger als 8 Arbeitsstunden pro Woche, muss die Person selbst eine Versicherung gegen den NBU bei der eigenen Krankenkasse veranlassen.

Hat eine Person bei mehreren Arbeitgebern eine abgeschlossene NBU-Versicherung, ist in diesem Fall derjenige Versicherer für den Unfall zuständig, für dessen Kunden die versicherte Person zuletzt die Arbeiten ausgeführt hat.

Folgende Personengruppen unterliegen der NBU-Pflicht:

• Arbeitnehmer, die in der Schweiz beschäftigt sind, einschliesslich Heimarbeitende, Auszubildende, Praktikanten, Volontäre und Personen, die in Lehr- oder Invalidenwerkstätten tätig sind.
• Personen, die Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung haben.

Ja, vorausgesetzt, dass sie mehr als 8 Stunden pro Woche leisten.

Personen, welche das Referenzalter (bisher als Rentenalter bezeichnet) erreicht haben und weiterhin erwerbstätig sind, müssen auf dem Freibetrag keine Beiträge entrichten.

In erster Linie handelt es sich um:

• Stunden-, Tag-, Wochen- und Monatslöhne;
• Lohnfortzahlungen infolge Unfalls oder Krankheit (ausser Versicherungsleistungen)
• Gratifikationen, Dienstaltersgeschenke, Treue- und Leistungsprämien;
• Risiko- und Erfolgsprämien und ähnliche Vergütungen;
• Regelmässige Naturalbezüge wie Verpflegung und Unterkunft;
• Gewinne bis zur Höhe eines branchenüblichen Gehalts bei Arbeitnehmenden, die gleichzeitig Inhaberinnen oder Inhaber von gesellschaftlichen Beteiligungsrechten sind und die für die geleistete Arbeit keinen oder einen unangemessen tiefen Lohn und gleichzeitig eine offensichtlich überhöhte Dividende erhalten.

Dazu zählen vor allem:

• Familienzulagen;
• Versicherungsleistungen bei Unfall, Krankheit oder Invalidität;
• Leistungen der Sozialhilfe und von Hilfsorganisationen;
• Militärsold und Sold an Zivilschutzleistende;
• Beiträge an die Kranken- und Unfallversicherungen, sofern die Prämien direkt an die Versicherung bezahlt und alle Arbeitnehmenden gleichbehandelt werden;
• Beiträge an die Familienausgleichskassen, wenn alle Arbeitnehmenden gleichbehandelt werden.

Wenn Schweizer Arbeitgeber eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter vorübergehend in die EU, einen anderen EFTA-Staat oder einen Vertragsstaat ausserhalb der EU/EFTA entsenden, bleibt sie oder er unter bestimmten Voraussetzungen in der AHV versichert.

Mit der Entsendungsbescheinigung (Formular A1) der Ausgleichskasse des Arbeitgebers sind Mitarbeiter von Beiträgen an die Sozialversicherungen des Gastlandes befreit.

AHV-Beiträge müssen grundsätzlich auf alle Löhne bezahlt werden. Es gibt jedoch eine Grenze, bis zu der keine Beiträge erhoben werden. Diese Grenze liegt bei einem jährlichen Bruttolohn von CHF 2’300. Vom massgebenden Lohn, der je Arbeitsverhältnis den Betrag von 2’300 Franken im Kalenderjahr nicht übersteigt, werden die Beiträge nur auf Verlangen des Arbeitnehmers hin erhoben.

• AHV: 8,7 %
• IV: 1,4 %
• EO: 0,5 %

Institutionelle Meldeorgane wie beispielsweise Bundesregister und AHV-Ausgleichskassen können die AHV-Nummer für natürliche Personen beantragen. Das Antragsformular für die Zuteilung der AHV-Nummer im Offline-Batchverfahren ist von der anmeldenden Organisation auszufüllen. Es initiiert die Meldungsprozedur neuer Personen an das UPI. Das ausgefüllte Formular ist an die Zentrale Ausgleichsstelle AHV/IV zu senden.

Die Nummer besteht aus 13 Ziffern. Sie ist anonym und wird zufällig generiert. Die AHV-Nummer gilt ein Leben lang und ändert sich auch nicht bei Heirat oder Scheidung.

16’800 Franken jährlich bzw. 1400 Franken monatlich.

Es kommt nicht selten vor, dass ein Selbständigerwerbender / eine Selbständigerwerbende, der / die mit einem Unternehmen Geschäftsbeziehungen hat, von der Ausgleichskasse nicht als Selbständigerwerbender / Selbständigerwerbende, sondern als Mitarbeiter / Mitarbeiterin betrachtet wird. Der Grund dafür besteht in einem nicht nachgewiesenen Status der Selbständigerwerbenden (SE-Status) und resultiert aus mehreren kumulativen Fakten:

• Kein Handelsregistereintrag
• Keine Mehrwertsteuernummer
• Keine Bestätigung von der Ausgleichskasse, dass er / sie als Selbständigerwerbender / Selbständigerwerbende gilt
• Nur ein Kunde

Für die nicht rechtzeitig bezahlten AHV-Beiträge verrechnet die Ausgleichskasse eine Busse mit einem jährlichen Zinssatz von üblicherweise 5%.

• Name des Mitarbeiters
• Wohnort des Mitarbeiters
• Firmenname des Arbeitgebers
• Standort des Arbeitgebers
• Titel «Lohnabrechnung» mit Monat und Jahr
• Eine klare Darstellung des Brutto- und Nettolohns sowie aller Zuschläge und Abzüge
• Bankkonto, auf das der Lohn zu überweisen ist.

Manchmal wünscht sich ein Treuhandkunde nachträgliche Änderungen in der Lohnabrechnung für das Vorjahr, wenn die AHV-, Qst- und PaKo-Deklarationen etc. bereits eingereicht wurden. Die Rückzahlung des Lohnes für einen einzigen Mitarbeiter hat die Notwendigkeit einer Änderung all dieser Unterlagen zur Folge. Ganz zu schweigen von den FiBu-Arbeiten. Daher ist von Änderungen klar abzuraten, es sei denn, sie sind zwingend notwendig. Daher gibt es zwei mögliche Lösungen diesbezüglich:

• Option 1: Änderungen nachträglich vornehmen und entsprechend sämtliche Deklarationen aktualisieren und erneut einreichen.
• Option 2: Die Zahlen für das Vorjahr nicht korrigieren und stattdessen den Lohnbetrag im aktuellen Jahr entsprechend anpassen. Diese Option ist mit deutlich geringerem Zeitaufwand und niedrigeren Kosten verbunden und wird daher in der Regel bevorzugt. Allerdings ist dies rein formell nicht ganz korrekt und eher ein Praktiker-Ansatz.

• Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV): Die Beiträge werden gleichermassen zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
• Invalidenversicherung (IV): Die Beiträge werden gleichermassen zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
• Erwerbsersatzordnung (EO): Die Beiträge werden gleichermassen zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
• Arbeitslosenversicherung (ALV): Die Beiträge werden gleichermassen zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
• Berufliche Vorsorge (BVG/Pensionskasse): Die Beiträge werden gleichermassen zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
• Nichtberufsunfallversicherung (NBU): Die Beiträge werden vom Arbeitnehmer bezahlt.
• Unfallversicherung (UVG): Die Beiträge werden vom Arbeitgeber bezahlt.
• Familienausgleichskasse (FAK): Die Beiträge werden in der Regel vom Arbeitgeber bezahlt.

Die obligatorische BVG-Versicherung erfolgt in der Schweiz nur bei einem Arbeitgeber, nämlich bei der hauptberuflichen Tätigkeit. Dabei ist es wichtig zu prüfen, ob eine der ausgeübten Beschäftigungen eine nebenberufliche Tätigkeit darstellt. Werden mehrere berufliche Tätigkeiten mit ähnlichen Pensen und Verdiensten ausgeübt und eine Trennung zwischen Haupt- und Nebenberuf ist nicht möglich, dann muss bei beiden Anstellungen eine BVG-Vorsorgelösung bestehen.

BVG-Beiträge werden auf Basis des früher gemeldeten Jahreslohns berechnet und gelten daher das ganze Jahr lang, bis die tatsächlich erzielte Summe bekannt ist. Erst dann werden die finalen BVG-Beiträge basierend auf den tatsächlich abgerechneten Löhnen berechnet und eine Differenz in den Rechnungen der Versicherung erfasst. Je nach BVG-Modell findet keine Differenzenbereinigung statt.

1. Meldung des tatsächlich erzielten Jahreslohns and das BVG. Das BVG rechnet die BVG-Beiträge für diesen Mitarbeiter um bzw. setzt diese auf Null.
2. Die Rechnungen der Versicherung an den Arbeitgeber werden entsprechend korrigiert.
3. In der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers werden bereits abgezogene BVG-Beiträge zum Nettolohn addiert unter dem Punkt «BVG-Korrektur».

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber den BVG-Anteil des Arbeitnehmers decken. Es steht dem Arbeitgeber frei, den Arbeitnehmeranteil zusätzlich zum Arbeitgeberanteil zu übernehmen. Gemäss Gesetz werden solche Beiträge nicht als massgebender Lohn angesehen, nur von Arbeitgebenden bezahlte Arbeitnehmerbeiträge für die AHV, IV, EO oder ALV sowie von Arbeitgebenden bezahlte Steuern. Wichtig ist dabei, dass sämtliche Mitarbeiter im Unternehmen gleichbehandelt werden. Bei Ungleichbehandlung ist die Übernahme des AN-Anteils durch den Arbeitgeber als Lohn aufzurechnen.

Obligatorisch versichert ist der Jahreslohn zwischen CHF 25’725 und CHF 88’200, der als koordinierter Lohn (BVG-Lohn) bezeichnet wird und im Maximum CHF 62’475 beträgt. Über einem Jahreslohn von CHF 22’050 wird mindestens ein Lohn von CHF 3’675 versichert.

Die BVG-Versicherung berechnet monatliche Beiträge auf Basis der bereitgestellten Jahreslöhne. Normalerweise liefert die Versicherung im Endeffekt zwei unterschiedliche Tabellen, und zwar «Verzeichnis der Leistungen» und «Verzeichnis der Kosten». Diese enthalten detaillierte Informationen zur Kalkulation.

Wenn ein Mitarbeiter bei einem Arbeitgeber nicht das ganze Jahr angestellt ist, muss man seinen Lohn für den Zeitraum seiner Anstellung auf das ganze Jahr hochrechnen bzw. extrapolieren, um herauszufinden, ob er/sie BVG-pflichtig ist. Falls der hochgerechnete Jahreslohn die Mindestschwelle von CHF 22’050 (2024) erreicht, unterliegt er/sie der BVG-Pflicht.

Pro Kind darf lediglich eine Zulage ausgezahlt werden. In einigen Situationen kann es sein, dass eine Person die Kinderzulage erhält, während die andere die sogenannte Differenzzulage bezieht, vorausgesetzt, dass sie in unterschiedlichen Kantonen beschäftigt sind.

Es gibt zwei typische Arten von Familienzulagen:

1. Kinderzulage, die ab dem Geburtsmonat des Kindes bis und mit dem Monat ausgerichtet wird, in dem der 16. Geburtstag des Kindes liegt.
2. Ausbildungszulage. Sie beträgt mindestens 250 Franken pro Monat und wird ab dem Monat, in dem das Kind eine nachobligatorische Ausbildung beginnt, ausgerichtet, frühestens jedoch für den Monat, in dem der 15. Geburtstag des Kindes liegt.

Eine Kinderzulage von mindestens 200 Franken pro Monat wird ab dem Geburtsmonat des Kindes ausgerichtet. Die Ausbildungszulage wird ab dem Monat ausbezahlt, in dem das Kind eine nachobligatorische Ausbildung beginnt, frühestens jedoch mit 15 Jahren.

Die Höhe der Kinderzulagen bewegt sich je nach Kanton von CHF 200 bis CHF 411. Während die Höhe der Ausbildungszulagen sich von CHF 250 bis CHF 545 beläuft.

Familienzulagen werden in der Lohnabrechnung berücksichtigt und auf monatlicher Basis zusammen mit dem Lohn ausbezahlt. Es gibt auch weitere Optionen je nach Situation:

• Als Selbständigerwerbende oder Selbständigerwerbender direkt durch die Familienausgleichskasse;
• Als Nichterwerbstätige oder Nichterwerbstätiger in der Regel direkt durch die kantonale Ausgleichskasse Ihres Wohnsitzkantons.

Für jedes Kind darf nur eine Zulage ausgerichtet werden. Erfüllen mehrere Personen die Voraussetzungen für den Bezug von Familienzulagen, richtet sich der Anspruch nach der festgelegten Rangordnung, die nicht nur zwischen Mutter und Vater, sondern auch für andere Berechtigte massgebend ist.

Angestellte beantragen Familienzulagen über Ihren Arbeitgeber. Dieser leitet das ausgefüllte Anmeldeformular der Familienausgleichskasse weiter, welche die Anmeldung prüft und ihren Entscheid wiederum dem Arbeitgeber mitteilt.

Ein Auto wird nach folgendem Prinzip zugeordnet: Wenn das Auto für mehr als 50% der Fahrten für Geschäftszwecke verwendet wird, wird es als Geschäftsauto angesehen. Andernfalls gilt das Auto als Privatauto.

Ja, man darf sein Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen und die dabei entstehenden Kosten durch effektive Spesen kompensieren.

Die private Nutzung von Geschäftsautos ist in der Praxis weit verbreitet und erfolgt in den folgenden gängigen Nutzungsmodellen:

1. Nebst den geschäftlichen Verrichtungen darf der Arbeitnehmer das Geschäftsauto nur für den Arbeitsweg verwenden.
2. Eine private Nutzung ist zulässig, der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber aber dafür entschädigen.
3. Der Arbeitnehmer darf das Geschäftsauto privat nutzen und muss keine oder nur geringe Kosten übernehmen, wie z. B. die Benzinkosten für längere Fahrten am Wochenende oder im Urlaub.

Die Pauschalmethode kommt häufig zur Anwendung, wenn das Auto relativ häufig privat verwendet wird oder die Anzahl der Fahrkilometer pro Monat ziemlich hoch ist. Andernfalls ist die effektive Methode vorteilhafter, aber deutlich aufwändiger (Bordbuch).

Grundsätzlich ja. Verfügen Sie über zwei oder mehrere Fahrzeuge, die nur Ihnen zur geschäftlichen und privaten Nutzung zur Verfügung stehen, muss deren geschäftliche Notwendigkeit durch das Unternehmen nachgewiesen werden. Dies kann mittels Bordbuch oder gleichwertiger Unterlagen erfolgen. Ein Privatanteil ist für sämtliche Fahrzeuge abzurechnen.

• Mittels folgender Massnahmen können aufzeigen, dass Sie Ihr Geschäftsauto nicht privat nutzen. Die Ausgleichskassen und Steuerämter legen hier einen strengen Massstab an, generell empfiehlt sich immer die Abrechnung eines Privatanteils.
• Ein Fahrtenbuch führen, das alle geschäftlichen Fahrten, Datum, Start- und Zielort, gefahrene Kilometer und den Zweck der Fahrt enthält.
• Ein GPS-Tracking-System verwenden, das die Fahrten überwacht.
• Eine schriftliche Vereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen, die klar festlegt, dass das Fahrzeug nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden darf.

Da viele Beweisführungen missbräuchlich erfolgen, ist die Wahrscheinlichkeit der Ablehnung eines derartigen Gesuches hoch.